¿Que es el "Manual de procedimientos"?
Es una herramienta indispensable para la implementación del sistema de control interno,
en este se deben incluir todas las actividades a realizar y establecer las responsabilidades de los funcionarios
implicados para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,
tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos,
los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,
estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.
Preparacion y eleobaracion de un manual de procedimiento
Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los
partícipes de la presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada apartado.
a) Validación.
La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad
en un espacio específico para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.
b) Estructuración.
Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en la presentación del manual deben reunirse para
compaginar e integrar el proyecto final del manual.
Formulación de recomendaciones
Para seleccionar las recomendaciones más viables,
se toma en cuenta su costo, recursos necesarios
para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.
a) Tipos de recomendaciones.
Mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y
formas.
Eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación total o parcial de
procedimientos, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, etc.
Adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en determinado procedimiento,
aumento de personal o programas, etc.
Combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento,
compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.
Modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de personal, equipo o instalaciones,
redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas, registros, informes y programas, etc.
Simplificación: reducción de pasos de un procedimiento,
introducción de mejoras en los métodos de trabajo,
simplificación de formas, reportes, registros, programas, etc.
Intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo entre áreas u
organizaciones del mismo grupo o sector.
b) Elaboración del informe
Para entregar los resultados del estudio es necesario
redactar un informe, en el que además de exponer las
razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la
información estratégica del proyecto que le permita a la
alta dirección la toma de decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes elementos,
generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo.
Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis
administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones.
